Al planificar los cambios necesarios, considera: 

• El propósito del cambio: ¿por qué se va realizar?, ¿qué se pretende con el cambio (p.ej., , mejora de procesos, adaptarse a requisitos externos, incluyendo legales)?
• Sus consecuencias potenciales: ¿cuál será el impacto del cambio (p.ej., en la eficacia de los procesos)? ¿sobre los clientes u otras partes interesadas? ¿en los objetivos o en las acciones para alcanzarlos? ¿qué más puede ser afectado? ¿qué puede salir mal con tales cambios?
• La integridad del Sistema de Gestión: ¿qué impacto tendrá en el Sistema de Gestión? ¿implica nuevas formas de trabajar? ¿se modifican las salidas de los procesos, que se utilizan como entradas en otros procesos? ¿las disposiciones del Sistema de Gestión actual, se aplican al cambio o deben ser revisadas/modificadas? ¿se mantienen el seguimiento y medición definidas a la fecha? ¿qué personas, funciones y niveles están involucrados?
• La disponibilidad de recursos: ¿qué recursos son necesarios para el cambio (p.ej., personas, competencias, infraestructura, ambiente para de trabajo?
• La asignación o reasignación de responsabilidades y de autoridades: ¿el cambio implica la asignación, reasignación o creación de nuevas de responsabilidades y autoridades?

Ahora veamos cómo establecer planes de acción para abordar los cambios:

1. Determina las entradas y salidas a considerar en la planificación de los cambios, para orientar las personas sobre la planificación del cambio.
2. Piensa en los riesgos involucrados y eventuales consecuencias no planificadas.
3. Describe el propósito de los cambios y el detalle de los cambios a realizar.
4. Planifica el cambio con un equipo de trabajo que incluya los conocimientos y competencias necesarios para el éxito del cambio.
5. Documenta las salidas de la planificación, tales como, cronograma, información necesaria, revisiones, responsabilidades, autoridades, recursos, etc. Ello facilita la comunicación entre los participantes, la realización de las tareas y soporta el análisis de la eficacia de la planificación.
6. Comunica el cambio a las partes interesadas pertinentes, internas y externas.
7. Analiza la eficacia de la planificación: ¿las acciones planificadas han sido ejecutadas conforme a lo previsto, en plazo y con los recursos necesarios?
8. Analiza la eficacia del cambio: ¿se ha alcanzado su propósito? ¿Tuvo algún impacto negativo en el Sistema de Gestión?

Te invitamos a contarnos tu experiencia y/o dudas con los cambios que han realizado en tu empresa.