Seguimiento y medición 

Tú empresa necesita evaluar el desempeño y la eficacia de su Sistema de Gestión, con el propósito de determinar las oportunidades de mejora y cualquier acción necesaria que permita cumplir los requisitos pertinentes. 

Desempeño implica un resultado medible, cuantitativo o cualitativo, relacionado con la gestión de la disciplina que aplique (ISO 9001, IATF 16949, ISO 22000 | ISO 14001, ISO 50001 | ISO 45001, ISO 39001 | ISO 27001, ISO 37001), procesos, productos, servicios, sistemas u organizaciones (p.ej., los objetivos e indicadores); y 
Eficacia el grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados (p.ej., los objetivos e indicadores). 

Para tal efecto, el personal pertinente lleva a cabo la medición de los objetivos, a través de indicadores y metas ligados a éstos, donde se determina:

• qué necesita seguimiento y medición; 
• los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos; 
• cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición; 
• cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición. 

Seguimiento: es la determinación del estado de un sistema, un proceso, un producto, un servicio, o una actividad, en diferentes etapas o momentos diferentes (p.ej., aprobado, no aprobado, pendiente; bueno, regular, malo; si, no; cumplido, no cumplido, etc.). El estado puede determinarse al verificar, supervisar u observar de forma crítica.
Medición: es el proceso para determinar un valor, generalmente, de una magnitud (p.ej., altura, longitud, superficie, peso, color, etc.).

Qué necesita seguimiento y medición para análisis y evaluación

Tu empresa debe analizar y evaluar los siguientes datos e información que surgen por el seguimiento y la medición, a través de los indicadores: 

• el logro los objetivos;
• el desempeño de los procesos (vinculando los objetivos a los procesos);
• las no conformidades y acciones correctivas;
• el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión;
• si lo planificado se implementa de forma eficaz;
• la eficacia de las acciones tomadas para abordar los Riesgos y Oportunidades claves;
• el desempeño de los proveedores externos.

Los métodos para analizar los datos resultantes del seguimiento y la medición pueden incluir técnicas estadísticas

Aquí destacamos algunas recomendaciones para el establecimiento de los indicadores: 

• Relevancia: los indicadores deben ofrecer datos significativos sobre el estado del proceso, sobre todo en los puntos donde el proceso puede sufrir variaciones.
• Definición clara: se deben expresar sin ambigüedades de lo que se pretende medir, y el método de cálculo o fórmula ha de ser inequívoco para que los resultados obtenidos sean fiables y comparables en el tiempo.
• Frecuencia de medición y de análisis: la periodicidad para la obtención del dato puede no coincidir con la de su análisis. Al momento de evaluar el comportamiento de un indicador es útil analizar la tendencia de los resultados, más que los valores concretos en un momento determinado.
• Modo de obtención: la forma de conseguir los datos ha de ser sencilla y fiable. Mientras más automatizados estén los procesos, será más fácil llevar su seguimiento y control.
• Valor umbral o valor planificado: es el valor de un indicador que se espera obtener en la normalidad de su funcionamiento, es decir, en las condiciones tenidas en cuenta al haber planificado el proceso y con los recursos de los que se dispone. Cuando el indicador no alcanza este valor, debe haber evidencia de su análisis y toma de acciones, si procede.