Cómo implementar los Roles, responsabilidades y autoridades
El Sistema de Gestión, como un equipo de fútbol, cuenta con las posiciones necesarias para que pueda funcionar.
En el Sistema de Gestión, existen posiciones tales como, Alta dirección, Líder del sistema de gestión, encargados de área, personal que ejecuta las actividades en la práctica, etc. Estas posiciones son ocupadas por las personas que tienen un puesto o cargo relacionado con las actividades asignadas a estas posiciones como, por ejemplo, el gerente que coordina el Sistema de Gestión, ocupa la posición de Líder del sistema de gestión.
La Alta dirección ha asignado los siguientes roles, responsabilidades y autoridades pertinentes para las posiciones de nuestro Sistema de Gestión en la Matriz de responsabilidades y autoridades; y asegura que se comuniquen y se entiendan en toda la organización:
- Rol de ‘Responsable’: Se asegura de que se lleven a cabo actividades relacionadas con la gestión de la calidad.
- Se asegura que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas.
- informa, en particular, a la Alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión y sobre las oportunidades de mejora.
- Rol de ‘Accountability’: Rinde cuentas sobre los resultados de la gestión de la calidad.
- Se asegura que el Sistema de Gestión sea conforme con los requisitos de la norma.
- Se asegurarse que se promueva el enfoque al cliente en toda la organización.
- Se asegura que se mantenga la integridad del Sistema de Gestión al planificar e implementar cambios en éste.
- Rol de ‘Consultado’, para complementar las actividades de la gestión de la calidad.
- Rol de ‘Ejecuta’: Lleva a cabo las actividades de la gestión de la calidad en la práctica.
Las personas que colaboran en la organización ocupan las posiciones necesarias para hacer que opere el Sistema de Gestión y desempeñan los Roles asignados a tales posiciones. Una persona puede ocupar varias posiciones y cumplir con varios roles diferentes; y varias personas pueden ejercer un mismo Rol específico. Los Roles describen cómo comportarnos en el equipo, incluyendo nuestra responsabilidad y autoridad. Por lo tanto, El organigrama no representa los roles del sistema de gestión, es un elemento de entrada para asignar los roles.
Descarga un ejemplo de la Matriz de responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes, para la gestión de la calidad bajo la Norma ISO 9001, en la que encontrarás posiciones ya definidas para un Sistema de gestión, por ejemplo, la Alta dirección.
Personaliza la Matriz, en la hoja “Cargos”, donde puedes registrar los cargos de tu empresa de acuerdo a las posiciones necesarias que requiere el Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales, a su vez se verán reflejados en la “Fila 31” de la Matriz, la cual, a su vez indica las posiciones del sistema de gestión. En la “Columna D” de la Matriz, encuentras los requisitos de la norma, el cruce de cada “posición/cargo” con los requisitos de la norma, te indica la responsabilidad y autoridad de cada uno, en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), de acuerdo a los los Roles (Responsable, Accountability, Consultado, Ejecuta) definidos en las Filas 25,26, 27 y 28. En la parte superior de la Matriz encuentras una tabla resumen en la que de acuerdo al porcentaje que resulta, se evidencia sobre quién recae mayormente:
- Rendir cuentas del desempeño del SGC.
- Responsabilidad del SGC.
- Responsabilidad de realizar las actividades (Ejecuta).
