Seguimiento y medición

mayo 5, 2021

La fortaleza más importante de tu Sistema de Gestión es su capacidad para ofrecer información valiosa ya que, con esta información tu equipo de trabajo puede evaluar la eficacia de su actividad, el desempeño de la Gestión de la disciplina que aplique (ISO 9001, IATF 16949, ISO 22000 | ISO 14001, ISO 50001 | ISO 45001, ISO 39001 | ISO 27001, ISO 37001), así como, plantear cómo mejorar tales resultados. 

Para tal efecto tu equipo de trabajo realiza el seguimiento (verificar, supervisión, observar) y la medición (determinar un valor) para obtener datos cuantitativos y cualitativos de los procesos, a fin de poder realizar su análisis y evaluación. 

En el medio donde se reporten los objetivos, por ejemplo, un Tablero de objetivos, se definen los indicadores para obtener datos sobre ciertos puntos a controlar en los procesos del Sistema de Gestión, a fin de poder analizar y evaluar tales datos, incluyendo cómo se realiza el seguimiento y la medición. 

Debido a que cada proceso puede necesitar distintos puntos de seguimiento y medición para conocer si su desempeño es eficaz, la sistematización / automatización del seguimiento y medición para obtener datos, es una gran herramienta para facilitar el análisis y evaluación de la eficiencia del Sistema de Gestión.

Realiza el análisis y la evaluación

Además de determinar y recopilar la información resultante del seguimiento y medición, tu equipo debe analizar y evaluar tales datos con el objetivo de conocer el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión, así como, identificar tendencias y oportunidades de mejora.

Tu equipo debe realizar la evaluación de los resultados comparándolos con las referencias determinadas, en el ámbito del Sistema de Gestión, tales como: objetivos de la calidad, indicadores, metas, especificaciones internas o de cliente, requisitos legales, plazos, etc. 

Los resultados del análisis son utilizados para evaluar:

  • El desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión; 
  • Si la planificación se implementa con eficacia (si se alcanzan los resultados esperados);
  • La eficacia de las acciones para tratar los riesgos y las oportunidades claves;
  • El desempeño de los proveedores externos; y
  • Las necesidades de mejoras en el Sistema de Gestión.

Ello incluye, evaluar las siguientes tendencias ya que, el análisis de tendencias facilita la evaluación y la demostración de conclusiones: 

  • la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes; 
  • el grado en que se han logrado los objetivos; 
  • el desempeño de los procesos; 
  • las no conformidades; y
  • la eficacia de las acciones correctivas emprendidas. 

Los métodos para analizar los datos pueden incluir técnicas estadísticas como, por ejemplo:

  • Histogramas;
  • Diagramas de Pareto;
  • Gráficas de dispersión;
  • Diagramas de correlación;
  • Medición de la capacidad de los procesos.

A continuación se mencionan algunas de las Herramientas más utilizadas, que pueden ayudar a identificar causas, comprender los procesos, recolectar y analizar datos, generar de ideas, monitorear proyectos, tomar decisiones para el control y mejora de los procesos:
1) Histograma; 2) Diagrama de Pareto; 3) Diagrama de Causa y Efecto; 4) Check-lists / listas de verificación; 5) Diagramas de dispersión; 6) Cartas de Control; y 7) Estratificación.

Pese a que no es un requisito obligatorio, la aplicación de técnicas estadísticas es una excelente oportunidad para que la organización obtenga información válida sobre el desempeño y eficacia del Sistema de Gestión.

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