Toma de conciencia

abril 26, 2021

La toma de conciencia implica que el personal entienda sus responsabilidades; cómo sus acciones contribuyen al logro de los objetivos de la disciplina que aplique (ISO 9001, IATF 16949, ISO 22000 | ISO 14001, ISO 50001 | ISO 45001, ISO 39001 | ISO 27001, ISO 37001), los objetivos de tu empresa y las implicaciones de incumplir los requisitos del Sistema de Gestión. 

A continuación, encuentras algunas cifras interesantes de por qué tus clientes podrían dejarte, e irse con la competencia, por la falta de conciencia del personal:

53% Se sintió atendido con poco aprecio o desprecio.
42% Sintió que el personal que lo atendió fue rudo o irrespetuoso.
32% Sintió que tuvo que hablar con demasiadas personas. Es decir, que lo “pelotearon” demasiado.
29% Se molestó por haber sido atendido por personas muy poco entrenadas.
25% Se cansó de que los dejaran esperando.
Aquí puedes ver el artículo completo.

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Por tal motivo, tu empresa se asegura que las personas que realizan el trabajo bajo su control, tomen conciencia de: 

  • la política
  • los objetivos pertinentes; 
  • su contribución a la eficacia del sistema de gestión, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño; y 
  • las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión. 

Existen una serie de condiciones y valores de tu empresa que ayudan a fortalecer la toma de conciencia de las personas que la conforman: 

  • La comunicación, permite transmitir con claridad lo que espera la Alta dirección del trabajo de las personas, informarles sobre los resultados de la gestión, cambios que afectan a la empresa, etc., refuerza el grado de compromiso del personal. 
  • La Participación es clave para implantar y mejorar el sistema de gestión. Contar con la colaboración activa de los distintos implicados en cada proceso en el momento de su definición, les hará sentirse responsables de los resultados.
  • El trabajo orientado a objetivos, ayuda a cada persona que realiza el trabajo a tener más claro cuál es el valor que entrega a la empresa.
  • Trabajar en equipo, ayuda a conocer perspectivas distintas sobre un mismo asunto, y motiva al compromiso de cada individuo.
  • Con el desarrollo profesional las personas demuestran una mejor disposición al esfuerzo si vislumbran una situación que les recompense satisfactoriamente.

La Alta dirección, el líder del Sistema de gestión, los dueños de los procesos y el staff gerencial, pueden determinar a las personas que trabajan bajo su control e identificar las formas más adecuadas de asegurar su conciencia; mediante diferentes formas de promoverla: p.ej., divulgar información y promover su comprensión; tomar acciones de sensibilización, capacitación, entrenamiento, comunicación, auditoría interna, u otras formas. 

Para que las personas sean conscientes de la política y de los objetivos, que son relevantes para ellas, la toma de conciencia puede incluir:

  • Promover la discusión de la política para mejorar su comprensión, su importancia y sus beneficios para la Organización;
  • Enseñar a las personas la relación entre la política, los planes y controles operacionales y su actividad;
  • Explicar los objetivos a las personas e informarlas sobre los resultados de su monitorización;
  • Alinear las actividades de las personas con los objetivos organizativos;
  • Involucrar a las personas en la creación y actualización de los objetivos que tengan impacto en su trabajo;
  • Explicar las responsabilidades individuales en el funcionamiento eficaz de los procesos del sistema de gestión y en la mejora de su desempeño;
  • Involucrar a las personas en la planificación de los procesos y en la identificación de los Riesgos y Oportunidades que les están asociados y definir sus responsabilidades para la obtención de los resultados deseados;
  • Informar a las personas sobre las no conformidades que están asociadas e interpretarlas como experiencias útiles de aprendizaje, para prevenir su repetición o de potenciales no conformidades similares (“Lecciones aprendidas”).

Los métodos utilizados para proporcionar esta toma de conciencia pueden asumir distintas formas, según la dimensión, la cultura y la estructura de la organización, por ejemplo, reuniones individuales o de equipo, presentaciones en grupo, sesiones de debate, entrevistas de evaluación, acciones de sensibilización o de formación y aún otros medios de comunicación interior utilizando, por ejemplo, gacetas, intranet, etc. 

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