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Etiqueta: ISO 45001

Controles operacionales: Todo lo que debes saber para conseguir resultados

En el artículo Cómo Identificas los Peligros y Evalúas los Riesgos, te proponemos una metodología para la identificación de peligros y evaluación de riesgos- IPER. Ahora queremos explicarte cómo puedes conseguir resultados a partir de una adecuada definición de los controles pertinentes.

Los controles operacionales permiten establecer soluciones, instrucciones y/o criterios de trabajo para tu empresa y sus partes interesadas pertinentes, lo cual contribuye al control de actividades, productos, servicios, equipos, ambiente de trabajo, en lugares con peligros identificados. Tu empresa debe tener en cuenta la Jerarquía de controles para lograr la eliminación de peligros y la para la reducción de riesgos de para la SST. A continuación describimos cada nivel de la jerarquía con ejemplos de controles operacionales:

  1. Eliminación: si identificas un peligro que se pueda eliminar, hazlo. Por ejemplo, si usas productos químico o herramienta que puedan ser peligrosas y puede evitar usarlos, elimínalos de las actividades de tu empresa. No hay razón para correr riesgos innecesarios.
  2. Sustitución: podemos relacionar este nivel con el anterior. En este caso, si trabajas con alguna sustancia o elemento que tengas que usar, pero puedes reemplazarlo por otro no tan peligroso o que beneficie la salud de tu equipo de trabajo, ¿qué estás esperando?
  3. Controles de ingeniería: involucran el rediseño del equipamiento, del proceso o de la organización del trabajo. Algunos dispositivos derivados de los avances tecnológicos ayudan a que los peligros sean contenidos o aislados de una mejor manera. Por ejemplo, en las oficinas existen alarmas contra incendios que emiten un sonido cuando sienten la presencia de humo, pero si se agregan rociadores de agua para apagar el incendio, se aplica un control de ingeniería.
  4. Controles administrativos: se refiere a la implementación de procedimientos, charlas, instructivos, señales, avisos, carteles etc., que sirvan para advertir e informar de la presencia del peligro.
  5. Elementos de Protección a las Personas (EPP): estos son indispensables, sobre todo en las actividades que constituyan un mayor riesgo para el trabajador. Existe una gran variedad de EPP, para proteger todo el cuerpo de los trabajadores (gafas de seguridad, protección auditiva, protectores para la cara, arnés de seguridad, guantes, etc.), la asignación de los mismos varía de acuerdo a las actividades que realice. El EPP debe estar en buen estado y portarse de forma correcta, para así garantizar la seguridad de la persona que los use.

Los controles antes mencionados, pueden aplicarse solos o combinados.

Una vez pones en marcha los controles operacionales, debes definir la frecuencia con la cual evaluarás si estos son adecuados, si se deben mejorar o si es necesario agregar nuevos controles.

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Cómo Identificas los Peligros y Evalúas los Riesgos

Empecemos por definir qué es un peligro y qué es un riesgo:

Un peligro es una fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de lesiones humanas o deterioro de la salud, o una combinación de estos.
El riesgo es una combinación de la probabilidad de que ocurra un evento peligroso o de exposición al peligro y la gravedad de la lesión o el deterioro de salud que puede ser causado por el evento o la exposición.

Puedes realizar la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos – IPER, aplicando diferentes metodologías, tu eliges la que más se ajuste a las necesidades de tu empresa, en términos generales los pasos a seguir pueden ser los siguientes:

  1. Realiza un listado y descripción de las actividades de tu empresa y/o de los cargos que realizan dichas actividades.
  2. Identifica el peligro, es decir, la fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de lesiones humanas o deterioro de la salud, o una combinación de estos.
  3. Evalúa el riesgo, considerando la probabilidad de que ocurra un evento peligroso o de exposición al peligro, la gravedad de la lesión o el deterioro de salud que puede ser causado por el evento o la exposición y la frecuencia con la que se puede presentar.
  4. Finalmente, de acuerdo a los resultados obtenidos, planifica, aplica y revisa los controles pertinentes, para los riesgos que así lo requieran.

De acuerdo a las actividades que realiza tu empresa, puedes considerar el siguiente grupo de riesgos durante la identificación del peligro y la evaluación del riesgo:

• Factores de riesgos mecánicos que surgen del uso de herramientas.
• Factores de riesgos físicos.
• Factores de riesgos relacionados con la energía eléctrica.
• Factores de riesgos químicos o relacionados con el uso de sustancias peligrosas.
• Factores de riesgos biológicos.
• Factores de riesgos físicos.
• Factores de riesgos naturales.
• Factores de riesgos biomecánicos – ergonómicos y músculo esqueléticos.
• Factores de riesgos psicosociales.
• Factores de riesgos públicos.
• Factores de riesgos en instalaciones o locativos.

A continuación te proponemos una metodología de identificación de peligros y evaluación de riesgos:

Evalúa los riesgos identificados, aplicando la siguiente fórmula:
R = P X C X F
Donde: R es riesgo, P es probabilidad, C es consecuencia, y F es frecuencia.

Un criterio de probabilidad (P) se define de la siguiente manera:

La serie de consecuencias (C) se define de la siguiente manera:

La frecuencia de exposición a peligros (F) se define según los siguientes criterios:

Los niveles de riesgo se clasifican de acuerdo con la siguiente tabla:

Los riesgos significativos son los que tienen un nivel de riesgo IV o V

Aplica la metodología que acabamos de ver en la matriz para la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos, la cual puedes descargar a continuación:

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¿Aplicas la seguridad laboral?

Podemos decir que la seguridad laboral tiene como propósito evitar, mitigar y, de ser posible eliminar, los riesgos que pueden conducir a la materialización de accidentes laborales. Se trata de tomar medidas preventivas y actuar antes de que ocurra el accidente.

Es fundamental la formación y toma de conciencia de tu equipo de trabajo, lo cual debe estar directamente relacionado con su puesto de trabajo y la prevención de los riesgos laborales que le aplican, ya que tu personal debe conocer cuáles son sus riesgos y cómo puede prevenirlos, evitarlos o atenderlos en caso de que se materialicen.

Una estrategia para aplicar la seguridad laboral puede ser implantar la Norma ISO 45001, la cual determina los requisitos básicos para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esta Norma tiene como propósito ayudar a las organizaciones a proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para los trabajadores, así como al resto de personas (proveedores, contratistas, vecinos, etc.) y, de este modo, contribuir en la prevención de lesiones y problemas de salud relacionados con el trabajo, además de la mejora de manera continua del desempeño de la seguridad y salud.

A continuación te comentamos algunos beneficios de implantar la Norma ISO 45001 en su versión actual:

  • Contar con lineamiento que permitan la protección de tus trabajadores.
  • Fortalecer la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
  • Motivar y comprometer a los trabajadores mediante la consulta y participación.
  • Mejora continua de las condiciones de trabajo.
  • Integrar sistemas de gestión de diferentes disciplinas.
  • Mejorar la imagen de la empresa al demostrar a sus partes interesadas, su responsabilidad y compromiso de seguridad y salud.

En nuestro próximo artículo trataremos el tema relacionado con la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos – IPER, además te compartiremos un ejemplo de una Matriz IPER.

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Normas ISO obligatorias

Empecemos hablando un poco acerca de las normas ISO, estas son normativas de ámbito internacional, emitidas por la International Organization for Standardization (ISO) o en español, Organización Internacional de Normalización. Las normas ISO son un conjunto de normas orientadas a precisar la gestión de una empresa en sus distintos ámbitos.

En realidad las normas ISO no son obligatorias, no son leyes, son normativas que se implantan de forma voluntaria. Lo que sí podemos asegurar es que implantar una o varias normas se puede definir como una decisión estratégica que ayuda a tu empresa a mejorar su desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible.

En ocasiones las normas ISO se implantan por:

  • iniciativa propia de la empresa;
  • un requisito de un cliente para contratar con tu empresa;
  • estrategia, ya que al cumplir con los requisito de una norma ISO, al tiempo puedes cumplir no solo con uno sino con varios requisitos legales, entonces podemos decir que se matan dos pájaros de un tiro.

Sea cual sea el motivo, que tu empresa cuente con un sistema de gestión debidamente implantado y vigente, supone una serie de mejoras y ventajas competitivas más que comprobadas.

¿Te interesa certificar tu empresa en normas ISO?

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Cómo evaluar tus proveedores

Tu empresa necesita determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, teniendo en cuenta, la capacidad de estos, para proporcionar no solo productos, sino también la subcontratación de servicios, y procesos de tu empresa.

A continuación te compartimos algunas recomendaciones para evaluar tus proveedores:

  • Define la periodicidad de evaluación de acuerdo a la periodicidad con la que contratas a tus proveedores, ya que, no es lo mismo evaluar a un proveedor con el que contratas semanalmente que a uno con el que contratas una vez por año.
  • Clasifica a tus proveedores por categorías, de esta forma te será más sencillo compararlos al momento de tener que elegir entre ellos y también contribuyes al orden de la evidencia que tienes disponible. Una opción puede ser clasificarlos en proveedores de productos y proveedores de servicios.
  • No esperes a que un proveedor te falle por completo, si un proveedor incumple en algún crterio, es momento de empezar a considerar nuevas opciones.
  • Una vez decididas con qué proveedores trabajar, define el seguimiento adecuado sobre su desempeño. El seguimiento puede llevarse a cabo por medio de: inspecciones del producto; auditorías u otro tipo de visitas a las instalaciones del proveedor; acompañamiento “in situ” en la prestación de un servicio; calidad percibida por el personal de tu empresa; análisis de indicadores de procesos; no conformidades detectadas, etc. 
  • Define criterios específicos para la evaluación, selección, seguimiento y reevaluación de tus proveedores, como los ejemplos que se muestran en la siguiente figura: 

Es importante tener en cuenta que la relación con tus proveedores se basa en la confianza mutua.

Te compartimos un ejemplo de una Lista de verificación para evaluación y reevaluación de proveedores y una Lista de proveedores aprobados, para que lleves un mejor control de tus proveedores:

Qué es el PHVA

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) / Plan-Do-Check-Act (PDCA), puede aplicarse a todos los procesos de tu sistema de gestión, ya que puede agruparse con los capítulos 4 a 10 de la norma (la cual debe estar disponible en una estructura de alto nivel). Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo.

A continuación se describe más en detalle a que se refiere el ciclo PHVA:

  1. [P]lanificar (Plan): en esta etapa se establecen los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos pertinentes y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y las oportunidades. Esta etapa es vital, ya que, a partir de esta se define el rumbo de las demás etapas.
  2. [H]acer (Do): en esta etapa se ejecuta lo planeado. En la ejecución de esta etapa se pueden evidenciar las inconsistencias que se pueden presentar durante la implementación, para las cuales es necesario tomar las medidas pertinentes.
  3. [V]erificar (Check): en esta etapa se realiza el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados.
  4. [A]ctuar (Act): en esta etapa se realizan las acciones para la mejora del desempeño de los procesos, se atienden las inconsistencias que se hayan identificado, se pueden estandarizan los cambios, también se puede impartir la formación pertinente de acuerdo a los ajustes realizados.

Las Normas ISO que cuentan con la estructura de alto nivel, emplean el enfoque a procesos, que incorpora el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos.

En conclusión la adopción del ciclo PHVA permite que tu empresa se asegure que sus procesos cuenten con los recursos necesarios y se gestionen adecuadamente, se determinen las oportunidades de mejora pertinentes y se actúe en consecuencia.

Haz clic aquí para entender mejor la dinámica de un proceso, además podrás descargar un ejemplo de un Mapa de procesos de un SGC, definido a partir del ciclo PHVA.

Sistema de gestión integrado con la Estructura de Alto Nivel

La estructura de alto nivel es el resultado del trabajo del Grupo de Coordinación Técnica en Normas de Sistemas de Gestión de la Organización Internacional de Estándares (ISO), el cual ha definido una misma estructura, definiciones y texto fundamentales a los diferentes estándares ISO a medida que estos se han ido actualizando, con el propósito de dotar de coherencia y una misma estructura a las distintas normas ISO.

Uno de los beneficios de la estructura de alto nivel, es que las diferentes normas ISO, a medida que se actualizan y adoptan esta estructura, tienen cierta equivalencia entre ellas, lo cual permite que una empresa pueda implantar y mantener de forma más sencilla y ordenada, diferentes normas, es decir, contar con un Sistema de Gestión Integrado.

Esta estructura no solo se ha convertido en una herramienta muy útil para la implementación de sistemas de gestión ISO, también ha facilitado el trabajo de los auditores, considerando que por la uniformidad de la estructura, auditarán requisitos comunes, de las diferentes normas que componen el Sistema de Gestión Integrado.

A continuación te presentamos la estructura de alto nivel:

  • Introducción.
  • Objeto y campo de aplicación.
  • Referencias normativas.
  • Términos y definiciones.
  • Contexto de la organización.
  • Liderazgo.
  • Planificación.
  • Apoyo.
  • Operación.
  • Evaluación del desempeño.
  • Mejora.

Algunos de los conceptos de la estructura de alto nivel que más se destacan son:

  • El concepto de Riesgo.
  • El concepto de Partes interesadas.
  • El concepto de Contexto de la organización.
  • El concepto de Información documentada.

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Los “debe” y “puede” de tu Sistema de Gestión

Las normas ISO, establecen requisitos, por medio de los cuales es posible fortalecer la gestión interna de tu empresa. Estos requisitos se pueden presentar con las formas verbales “debe” o “puede”, la comprensión de estas es fundamental al momento de implantar, mantener o actualizar tu Sistema de Gestión. Veamos a que se refieren con estas formas verbales:

  • En relación a la norma, el “debe” indica un requisito; es decir que su cumplimiento es obligatorio, el no cumplirlo implica una no conformidad.
    Ejemplo, “La organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión”.
  • En relación a cómo cumplir el requisito, el “puede” indica un permiso, una posibilidad o una capacidad, es decir, la norma te presenta una serie de opciones de cómo puedes dar cumplimiento al requisito.
    Ejemplo, “NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes”.

Recuerda que las normas ISO se implantan, mantienen o actualizan como una decisión estratégica de tu empresa, la cual puede traer consigo algunos, todos o más de los beneficios que se mencionan a continuación:

  1. Aumenta la adquisición de clientes y su retención.
  2. Mayor demanda.
  3. Mejor diferenciación en el mercado.
  4. Mejora en el tiempo de entrega.
  5. Reduce errores costosos.
  6. Menos desperdicios.
  7. Aumenta la productividad y los beneficios.
  8. Resultados consistentes, medidos y supervisados.

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Objetivos SMART

Los objetivos SMART son eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y limitados en el Tiempo. Son concretos y permiten analizar los resultados de la empresa que requiere medir y mejorar su desempeño.

SMART es un acrónimo que hace referencia a cada una de las características de un buen objetivo. Definamos la sigla SMART:

[S]pecific (Específicos)
Define de forma precisa, de las actividades que realiza tu empresa, qué necesita mejorar, a partir de esto, es posible formular los pasos a seguir para lograrlo.

[M]easurable (Medibles)
Tus objetivos deben tener una meta numérica a partir de la cual sea posible hacer seguimiento y evaluación de su comportamiento, en el periodo que aplique.

[A]chievable (Alcanzables)
Deben ser ambiciosos, pero posibles, considerando el contexto (interno y externo) actual.

[R]ealistic (Realistas)
Deben ser posibles de alcanzar, como mencionamos en el punto anterior, se formulan considerando los recursos reales con los que cuenta la empresa.

[T]ime-related (Limitados en el tiempo)
Que se cumplan en un periodo de tiempo determinado.

Te compartimos algunos ejemplos de objetivos SMART:

Ejemplo 1
Aumentar las ventas, al menos en un 15%, ofreciendo nuevos productos y/o servicios a nuestros clientes, semestralmente.

S: aumentar las ventas.
M: al menos en un 15%.
A: ofreciendo nuevos productos y/o servicios a nuestros clientes.
R: retener clientes e incrementar las ventas.
T: semestralmente.

Ejemplo 2
Reducir el tiempo de atención de las no conformidades, a un plazo no mayor de 5 días, clasificando y priorizando la atención, semanalmente.

S: Reducir el tiempo de atención de las no conformidades.
M: 5 días.
A: clasificando y priorizando la atención.
R: atención oportuna de las no conformidades.
T: semanalmente.

Ejemplo 3
Dotar a nuestro capital humano de los conocimientos necesarios para realizar su trabajo, impartiendo al menos el 90% de los temas establecidos en el Plan de Formación, semestralmente.

S: Dotar a nuestro capital humano de los conocimientos necesarios para realizar su trabajo.
M: al menos el 90%.
A: impartiendo los temas establecidos en el Plan de Formación.
R: fortalecer la competencia del personal.
T: semestralmente.

¡Ahora es tu turno!
Nunca es tarde para tomar acción y crear o actualizar los objetivos inteligentes, para tu sistema de gestión. Esta información, puede ayudar a tu empresa a realizar una planificación más precisa que arroje resultados que permitan fortalecer tu sistema de gestión y aplicar la mejora continua.

Haz clic aquí, para conocer más acerca de lo objetivos y descargar un ejemplo de un Tablero de objetivos.

Elabora el alcance de tu sistema de gestión en sólo 5 minutos

Muchos consideran que definir el alcance del sistema de gestión es un dolor de cabeza y no saben por dónde empezar, aquí te explicamos cómo hacerlo.

¿Sabes qué es el alcance?

El alcance, define los límites físicos y organizacionales en los que el Sistema de Gestión aplica. La organización también considera el contexto de la organización, las necesidades y expectativas de las partes interesadas y ciertos requisitos específicos de la disciplina que aplica (ISO 9001, IATF 16949, ISO 22000 | ISO 14001, ISO 50001 | ISO 45001, ISO 39001 | ISO 27001, ISO 37001).

El alcance de tu sistema de gestión puede incluir la totalidad de las actividades y productos y/o servicios de la empresa, funciones específicas e identificadas de la empresa, secciones específicas e identificadas de la empresa, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones.

El alcance es una declaración objetiva y representativa de las operaciones de la organización incluidas dentro de los límites de Sistema de Gestión y está disponible a las partes interesadas. Teniendo en cuenta los requisitos legales, y otros requisitos que la organización suscriba voluntariamente, el alcance del Sistema de Gestión se puede definir respondiendo a las siguientes preguntas:

Pregunta 1
¿Qué actividades buscas certificar?

Describe las actividades fundamentales del negocio, que vas a certificar, por ejemplo, venta de, producir, prestar servicios de, tramitar, entre otros.

Pregunta 2
¿Qué productos y/o servicios buscas certificar?

Describe con más detalle los productos y/o servicios de tu empresa, que están dentro del alcance.

Pregunta 3
¿Qué ubicaciones se incluyen?

Cita la(s) dirección(es) de las instalaciones fijas de tu empresa y/o sucursal, relacionadas con las actividades y productos y/o servicios definidos en las preguntas 1 y 2.

Una adecuada definición del alcance, es el primer paso de una estrategia para lograr la certificación exitosa. Ten en cuenta que, uno de los puntos que se consideran para definir el valor de la inversión de tu certificación, es el alcance de tu sistema de gestión.

Una vez respondas las preguntas puedes completar esta información en el descargable:
Alcance del sistema de gestión y tendrás documentado el alcance de tu sistema de gestión en sólo 5 minutos.

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